2022 06 21 City Council

Unverified text extraction. Check the original page for numbers, names, and layout.

 
PUBLIC WORKS 
 
TO:   C. Seth Sumner, City Manager 
 
FROM:   Kevin L. Helms, Project Manager 
Cc:   Ben Burchfield, Public Works Director 
DATE:   June 8, 2022 
SUBJECT:  Change Order Approval & Construction Budget Update 
Summary 
The  City’s  contract  with  Integrated  Properties  contained  a  contingency  amount  of  $75,000.  This   bid 
included the bulk of the project, but did exclude expenses related to low voltage wiring, furniture, and the 
construction trailer.  The Public Works Department is seeking approval for a change order which exceeds 
$25,000 and an amended contin gency  appropriation as we will eventually exceed the current contingency 
allowance.  A spreadsheet detailing change orders is attached to this memo. 
 
Process 
After demolition of the administrative building, the contractor discovered the metal siding on the shop 
had been installed in a manner which lacked proper structural support.  Support framing would normally 
be between the inner and outer layer of the metal wall, but this was not the case as the outer walls were 
attache
d to the inner walls with clips.  Only a small layer of insulation was between the two layers.   
 
This condition does not meet code, nor the material manufacturer’s specifications for proper installation.  
Numerous possibilities were considered to rectify the condition, and it was recommended the existing 
siding be left in place and the new sidi
 ng be installed on top of it.  This will also require metal supports to 
be installed throughout the interior of the shop to add structural support. 
 
Action Item 
The Public Works Department is requesting approval of change order #11 in the amount of $40,023.15. If 
approved, we will have a balance of $3,574.96 in the contingency line item.  We are aware of at least one 
more change order which will be needed due to the same condition described above. The shop office ha d 
to be demolished rather than renovated and it will need to be rebuilt on the existing pad. 
 
Additional Note 
It  was  originally  anticipated  the  low  voltage  wiring  would  be  issued  as  a  separate  bid,  but  one  of  the 
subcontractors on the job has the capability to do this work.   Therefore, this work is going to be done 
under  the  scope  of  the  contract  with  Integrated  Properties  and  this  reflected  on  the  spreadsheet  as 
change  order  #8  for  $21,379.71.   This  will  still  be  in  addition  to  th
e  base  bid,  because  as  previously 
mentioned this was not a part of the original bid specifications. 
55